Répondre à une sollicitation

Lorsqu’une production entame la recherche de décors, elle y assigne un des membres de l’équipe technique. Il peut s’agir d’un assistant réalisateur, du régisseur ou d’un repéreur professionnel dédié à cette tâche. Ces professionnels se mettent en relation avec le Bureau d’accueil des tournages qui va croiser les bases de données de décors, sa connaissance fine du terrain, avec les renseignements et besoins retenus par le repéreur. L’implantation d’un film dépend des choix de décors comme des contraintes logistiques.

Lors de cette prospection, le repéreur prendra contact avec la collectivité gestionnaire des décors choisis. L’objectif est d’évoquer le projet du tournage, de recueillir des informations complémentaires et d’organiser un premier repérage sur place.

Certains repéreurs professionnels connaissent parfaitement le territoire, sans avoir besoin de l’appui du Bureau d’accueil des tournages. Ils sont donc susceptibles de prendre contact directement avec les collectivités pour obtenir des renseignements. Lors de ces premiers échanges, la commune peut transmettre les fiches décors réalisées avec le Bureau d’accueil des tournages. Ces fiches synthétiques réunissent toutes les données utiles à la production.

La visite de repérage : un moment décisif

Après les premiers repérages, le réalisateur effectue une sélection de décors à étudier, qui feront l’objet d’une nouvelle visite de repérage. La commune devra alors organiser et préparer au mieux cette étape cruciale, en mobilisant du personnel technique, s’assurant de la disponibilité et de l’ouverture des lieux.

Cette visite de repérage doit permettre au(x) représentant(s) de la production de se faire une idée précise de la nature du décor : adéquation avec le scénario, organisation logistique et technique. Ce repérage est parfois l’occasion de montrer d’autres lieux disponibles à l’équipe.

À l’issue de cette visite, la production choisit ses décors définitifs, et le travail de la régie est lancé. Le directeur de production ou le régisseur général, voire son adjoint, deviendront alors les principaux interlocuteurs de la collectivité.

Un nouveau repérage technique est prévu peu de temps avant le tournage avec les techniciens de l’équipe. Il s’agit de préparer l’organisation du tournage, de régler les modalités pratiques et administratives : implantation des loges, bureaux, locaux techniques, besoins en énergie, interruptions de circulation, implantation de la cantine, des sanitaires, dispositifs de sécurité, stationnement des camions… Généralement, assistent à cette seconde visite le chef opérateur et le chef décorateur. Il est donc indispensable que la personne désignée par la commune pour suivre le tournage puisse également y participer, afin de pouvoir répondre à toutes les questions des responsables de l’équipe de tournage.

Élaborer une procédure interne

Afin de ne pas être pris au dépourvu, il est conseillé de mettre en place une procédure, si minimale soit-elle, qui permettra de répondre rapidement à une société de production. Il s’agit d’éviter les tâtonnements et les décisions prises dans l’urgence.
Si les productions de films ou de fictions télévisuelles bénéficient d’un temps de préparation plus ou moins long, les producteurs de publicité n’ont que quelques jours pour exécuter la commande d’un client. Quel que soit le type de projet accueilli, la réactivité est donc un enjeu important. Aussi, la procédure doit être simple, gage de rapidité.

Désigner un interlocuteur unique, le(la) chargé(e) d’accueil des tournages

Le maire peut désigner, au sein d’un service municipal (culture, communication, logistique, etc.) un interlocuteur unique pour l’équipe de production. Idéalement, cette personne, de par son poste habituel, travaille en étroite collaboration avec le pouvoir décisionnaire de la collectivité, et connaît très bien les procédures internes, comme les services opérationnels pouvant être rapidement mobilisés. Cet agent peut être nommé « chargé de l’accueil des tournages », intitulé immédiatement identifiable par les professionnels. Le Bureau d’accueil des tournages peut l’aider à mettre en œuvre ses principales missions :

• S’assurer de la disponibilité des lieux et étudier la faisabilité du tournage. Ce dernier nécessite parfois une exploitation inhabituelle voire une adaptation des lieux. L’agent doit vérifier la compatibilité de ces demandes avec par exemple les règles de conservation du bâtiment, les normes de sécurité...

• Coordonner les services impliqués par le tournage. Parfois, le maire peut donner à ce chargé de l’accueil des tournages une délégation afin qu’il puisse prendre des décisions, sans attendre, dans son champ d’intervention. Il est important que le chargé d’accueil des tournages soit reconnu comme tel par ses collègues et par les services municipaux. Il pourra être amené à faire appel à leurs compétences et à les mobiliser ponctuellement.

• Accompagner la production lors de la préparation, maîtriser les aspects administratifs et réglementaires : depuis le premier contact à l’état des lieux de sortie, le chargé d’accueil des tournages est présent à chaque étape, il met à disposition le personnel communal technique, veille à la signature d’une convention, d’un accord sur les tarifs (cf. aspects administratifs pages suivantes).

• Établir, en collaboration avec la production, un plan de travail pour chaque jour de tournage. Il renseigne jour par jour les lieux de tournage, les horaires d’occupation des lieux, le nombre de personnes composant l’équipe, les moyens techniques, l’emplacement des véhicules techniques, les besoins en branchements (eau, électricité), un plan de sécurisation du tournage et les risques et nuisances (lumière, bruit…).

• Organiser une réunion préparatoire avec les différents services et l’interlocuteur désigné par la production, souvent le régisseur général, s’il s’agit d’une grosse production. La commune pourra ainsi évaluer les besoins et solliciter, si nécessaire, la participation d’autres collectivités ou institutions.

• Faire face aux imprévus ou demandes extraordinaires « sur plateau » de la production : travailler étroitement avec un technicien polyvalent expérimenté, joignable rapidement et en capacité de prendre des décisions pratiques notamment les jours de montage, tournage et démontage.

En bref

• Répondre à une sollicitation d’une équipe de production en donnant les informations essentielles et techniques d’un site. Si le site fait déjà l’objet d’une « fiche décor », élaborée avec le Bureau d’accueil des tournages, transmettre le document ;

• Prendre contact avec le Bureau d’accueil des tournages pour bénéficier d’un accompagnement tout au long du processus ;

• Ne pas négliger les visites de pré-repérages et repérages, s’assurer de l’ouverture du lieu, se faire appuyer par les services techniques compétents ;

• S’organiser en interne. Il est conseillé de désigner parmi les agents de la commune un interlocuteur unique pour la production, présent à chaque étape, de la préparation au démontage. Le « chargé d’accueil des tournages » coordonnera les services municipaux pour répondre aux besoins du tournage. Il est à l’interface entre les pouvoirs décisionnaires et les moyens techniques. Il supervise les aspects administratifs et réglementaires.

Témoignage

Carole Marquet-Morelle, directrice du Musée de l’Ardenne à Charleville-Mézières et chargée de l’accueil des tournages

Retour sur le tournage de la série "War of the world" ("La Guerre des mondes") à Charleville-Mézières (08), 2019

"C’était amusant d’imaginer des solutions, de répondre à des problèmes très concrets. Il faut être un facilitateur."

"J’ai d’abord reçu un mail mi-décembre 2018, un repéreur me contactait pour le compte d’une production internationale qui souhaitait tourner dans la région de Charleville-Mézières en avril. Ils étaient en pré-prod et intéressés par la rue de Picardie… Cela s’annonçait être un gros tournage, j’étais un peu perdue. Alors le Bureau d’accueil des tournages a repris le dossier et nous avons commencé à travailler avec le régisseur, qui fut notre clé d’entrée. La production était assez autonome, elle a poursuivi les repérages seule en janvier, ils se sont intéressés à l’Hôtel de ville pour en faire un hall d’hôtel, puis ils ont élargi à toute la ville et c’est ainsi qu’on en est venu à faire arriver les extraterrestres sur la place Ducale ! Je leur permettais d’accéder aux bâtiments et sollicitais les autorisations de tournage.

En même temps, nous préparions aussi le tournage des "Rivières pourpres 2". Là, la production avait des besoins spécifiques. Ils voulaient une crypte, une chambre d’hôpital, ou encore un pupitre en bois. Je leur donnais des pistes pour leurs décors, j’ai fait la tournée des sites avec eux. Le service musées a une très bonne connaissance du territoire et du patrimoine, c’est un atout et la raison pour laquelle nous nous occupons des tournages. Les régisseurs disposent ainsi d’un guichet unique avec un numéro de téléphone dédié pour transmettre leurs demandes : faire taire un carillon, éteindre une lumière, trouver un traiteur, installer la cantine dans la cour des réserves du musée… Nous sommes deux à avoir suivi une journée de formation dispensée par le Bureau d’accueil des tournages. On a travaillé sur les procédures et l’inventaire des décors à proposer.

Dès que les décors ont été identifiés, on a mis en place un groupe de travail avec tous les collègues impactés pour les tournages dans les bâtiments, écoles, terrains de sport : ceux des services périscolaires, équipements sportifs, accueil. Un groupe resserré d’agents volontaires et motivés. Le maillon essentiel à associer le plus tôt possible est la personne en charge des arrêtés de voiries, parce qu’il faut bloquer des rues, connaître le programme des travaux, prévenir les habitants, riverains, usagers… On contribue à faire rayonner la ville, à la rendre attractive en mettant en valeur le territoire et ses ressources. J’ai adoré cette mission, c’était amusant d’imaginer des solutions, de répondre à des problèmes très concrets. Il s’agit d’être un facilitateur. Si on veut que les tournages reviennent, et nous avons été contactés pour d’autres projets, il faut que rien ne soit compliqué. Ce n’est pas parce que nous sommes une collectivité que c’est forcément kafkaïen. On est réactif, créatif et pro mais il est important d’exposer tout de suite les règles : par exemple, le délai pour obtenir un arrêté est de dix jours. De notre côté, nous étions très enthousiastes à l’idée d’accueillir un tournage, on avait envie de le dire à la terre entière alors que c’est très confidentiel ! Avec la prod, il a fallu se mettre d’accord sur un plan de communication assez fin pour éviter les fuites et les boulettes. Il faut savoir ce qu’on peut dire aux habitants, aux élus, aux journalistes qui parfois vous harcèlent. Puis les habitants ont participé au casting de figurants, ils étaient sur le tournage, fiers que leur ville puisse être un décor de film."