Documents à prévoir :
les aspects légaux et administratifs

la grille tarifaire

L’accueil d’un tournage suppose l’établissement des redevances et d’un contrat. Avec l’aide du Bureau d’accueil des tournages, il est possible d’évaluer lors du repérage une estimation de tarifs pour un décor spécifique, voire déterminant, susceptible d’attirer d’autres projets à court terme. Les tarifs que la commune établit doivent être votés en conseil municipal et rendus publics.

Un tarif unique est proposé pour un site même s’il dispose de plusieurs espaces pouvant être exploités comme autant de décors. En pratique, l’usage de bâtiments, d’équipements ou l’occupation de l’espace public extérieur (rues, places, etc.) ne sont pas toujours facturés par les collectivités. Néanmoins, dès lors qu’une mise à disposition entraîne un surcoût, des charges de personnel, d’entretien, de conservation ou une consommation de fluides (électricité, eau, chauffage, etc.), une compensation financière est demandée.

Le tarif peut varier suivant la nature de la production (cinéma, téléfilm, documentaire, publicité, clip), la durée du tournage (possible dégressivité) et l’envergure des équipes. Si les productions internationales mobilisent une cinquantaine de techniciens, parfois ils ne sont qu’une poignée sur un court métrage d’auteur. Les budgets à disposition pour un tournage sont très disparates et les tarifs doivent rester abordables pour tous. La grille tarifaire est une base claire pour les discussions qui ne prive pas la collectivité d’une certaine souplesse.

Les équipes de production ont en partie pour mission de fabriquer le film au coût le moins élevé, et il ne sera pas rare que les interlocuteurs (repéreurs, régisseurs, directeurs de production) engagent une négociation sur le prix. Si la commune souhaite attirer un tournage, la gratuité d’un décor pourra constituer un élément d’attractivité.

La convention

C’est un document protégeant les droits et intérêts de chaque partie. Utilisé depuis plusieurs années tant par des productions que par des gestionnaires de sites, il a prouvé son efficacité. Il pose des engagements qui reflètent les préconisations de ce guide. L’équilibre trouvé permet à chaque partie de travailler sur des bases saines, sereines, en favorisant la qualité artistique et préservant les intérêts de chacun. La convention est signée en amont du tournage, entre la production et le propriétaire du décor (le maire ou son représentant).

La convention rappelle les règles d’occupation du domaine public communal et liste les autorisations accordées pour une durée limitée, à l’usage privatif de chaque lieu, chaque décor. Au cas par cas, il est précisé si la collectivité fournit l’alimentation en eau, en électricité et permet le stationnement des véhicules. Les conditions de ces fournitures, ainsi que l’éventuelle mise à disposition de services municipaux sont détaillées, notamment si elles entraînent une redevance. Les responsabilités incombant à la société de production, discutées en amont entre les parties, sont rappelées. Ces obligations recouvrent par exemple l’information des riverains, la préservation de l’espace alloué au tournage, le nettoyage de la voirie, la prise en charge des réparations en cas de dégradations…

Outre le montant des redevances, les contreparties attendues par la commune en échange de l’occupation de l’espace public sont indiquées. Elles peuvent concerner l’organisation d’un point presse, la transmission de photographies réutilisables sur les supports de communication municipaux, l’information sur les évènements à venir autour du film, la mention de la commune au générique ou encore l’organisation de projections. Les modalités de résiliation, par l’une ou l’autre partie, sont également envisagées dans la convention.

Pour plus d’informations, se référer au chapitre « communication »

Les états des lieux

À l’entrée et à la sortie des lieux, l’équipe municipale effectue un état des lieux en présence d’un représentant de la production autorisé à signer les documents. À ce stade, l’interlocuteur est généralement le régisseur général ou un de ses adjoints.

Si un problème survenait, les procédures normales en pareil cas sont à engager. Une négociation entre la commune et la production est recommandée en premier lieu.

L’assurance

Le producteur délégué se doit de contracter une police d’assurance afin de protéger le film et ses coproducteurs de divers évènements et imprévus. Cette assurance couvre aussi le décor, et donc le bailleur, en l’occurrence la commune.

Cette assurance protège ainsi le bailleur du lieu contre toute forme de dégât engendré par le tournage. La production doit fournir une attestation émise en bonne et due forme par l’assurance et produite par le régisseur de la production. Cette attestation est considérée comme une clause essentielle de la convention. Elle est une condition suspensive et peut amener à une résiliation immédiate.

En bref

  • établir une grille tarifaire simple avec un taux horaire. Elle est votée par le conseil municipal et sert de base aux négociations avec les productions ;

  • signer une convention en amont du tournage, entre la collectivité et la production ;

  • réclamer une attestation d’assurance ;

  • faire un état des lieux d’entrée et de sortie.

Le Bureau d’accueil des tournages met à disposition l’ensemble des éléments et modèles de documents nécessaires.


Témoignage

Thierry Estebe, chef de service en charge des équipements nautiques et patinoires, Mulhouse Alsace Agglomération

Retour sur le tournage du long métrage Les Crevettes Pailletées, Mulhouse (68), 2018

« La collaboration avec les équipes techniques était une expérience formidable. »

“L’équipe, venue en repérage, avait déjà des idées en tête. Ils ont ciblé la piscine des Jonquilles, un bassin d’entraînement, fonctionnel. Puis ils ont eu un coup de cœur pour les Bains municipaux, la piscine Pierre et Marie Curie. Ils ont poussé la porte et ont tout de suite dit, unanimement, “c’est là”. Là, qu’ils voulaient tourner la scène de la boîte de nuit gay. Le tournage nécessitait l’interruption du fonctionnement des deux équipements, leur neutralisation. Quand ils ont annoncé leur calendrier, entre le 15 juin et le 15 juillet, nous avions une fenêtre de tir. J’ai pu répondre par l’affirmative à leur sollicitation car ces bassins, orientés vers l’enseignement et l’accueil des scolaires, sont fermés pendant la période estivale. Le public est accueilli dans les piscines découvertes, les bassins de loisirs et les plans d’eau. Sans accueil du public, nous n’étions pas dans les mêmes conditions de sécurité. Ils ont pu faire des aménagements électriques supplémentaires, installer des lumières, le matériel. Il n’y a pas eu d’importantes modifications, si ce n’est qu’un bar a été installé au bord du bassin, avec des bouteilles et des verres, ce qui est strictement interdit en temps normal ! La production, ce sont des artistes, avec un côté fantaisiste, délirant, créatif, alors que nous évoluons dans un milieu très pragmatique. Quand on les a vus débarquer, on se demandait ce qui nous attendait… Mais ce qui nous a marqué c’est qu’ils sont très carrés, très pros, ils ont l’habitude de tourner dans des lieux particuliers, de veiller à ce que rien ne soit détérioré. La collaboration avec les équipes techniques était une expérience formidable. Nos agents ont apprécié participer à cet évènement qui sort de l’ordinaire. Pour la scène de boîte de nuit, il y avait quatre à cinq jours de montage, deux de démontage pour une seule journée de tournage, le samedi, en juillet. Tous étaient volontaires pour travailler, être présents en cas de besoin. Puis ils ont été invités à la projection, ils avaient leur nom au générique. Les agents ont l’amour de leur métier, l’amour de leurs piscines qu’ils connaissent par cœur et dont ils s’occupent au quotidien. De voir ces piscines ainsi valorisées à l’écran, chacune dans son jus, les a beaucoup touchés. Elles sont mises en valeur de manière remarquable, les images sont superbes. Le tournage a eu le mérite de souligner le style de ces installations. À l’heure où il est question de rénover et requalifier les bains municipaux, on mesure d’autant plus combien le bâtiment est extraordinaire.”

Léo Pignaud
Chargé du Bureau d’accueil des tournages / territoire champardennais
Tél. : 06 21 24 73 56
Johann Gretke
Chargé du Bureau d’accueil des tournages / territoire lorrain
Tél. : 06 89 94 07 44
Michel Woch
Chargé du Bureau d’accueil des tournages / territoire alsacien
Tél. : 06 10 49 00 14
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